פרוטוקול ישיבה אוטומטי: מבנה, תבנית לדוגמה, ואיך AI כותב אותו מההקלטה
פרוטוקול ישיבה הוא התיעוד הרשמי של מה שנדון ומה שהוחלט: מי נכח, מה היה על סדר היום, מה נאמר בכל נושא, מה הוחלט ומי אחראי לבצע. עברית מיט (IvreetMeet) כותב טיוטת פרוטוקול מהקלטת הישיבה: תמליל מלא לפי דוברים, ומתוכו עיקרי הדיון, ההחלטות והמשימות, בעברית, מוכנים לאישור המזכיר ולייצוא ל-Word. העמוד הזה נותן את המבנה ותבנית לדוגמה, מסביר את ההבדל בין פרוטוקול לסיכום, ומראה מה נשאר תמיד בידי אדם.
מבנה של פרוטוקול ישיבה
| חלק | מה כותבים | מאיפה זה מגיע ב-IvreetMeet |
|---|---|---|
| כותרת ופרטי הישיבה | שם הגוף, סוג הישיבה ומספרה, תאריך, שעה, מקום | ההנחיה וכותרת ההקלטה |
| נוכחים, נעדרים, יו"ר, רושם | שמות ותפקידים | הדוברים שזוהו והרשימה בהנחיה |
| סדר היום | הנושאים לדיון, לפי סדר | ההנחיה או פתיחת הישיבה |
| דיון | עיקרי הדברים בכל נושא, מי אמר מה כשזה חשוב | התמליל, לפי דוברים |
| החלטות | ניסוח מחייב: מה הוחלט, רוב, מתנגדים, נמנעים | ההחלטות מהתמליל; הניסוח הסופי של המזכיר |
| משימות | מה, מי אחראי, עד מתי | המשימות מהסיכום |
| הישיבה הבאה | מועד ונושאים | מהתמליל, אם נאמר |
| אישור | שם וחתימה של היו"ר או המזכיר | אדם |
תבנית לדוגמה
פרוטוקול ישיבת [סוג הישיבה] מס' [__]
[שם הגוף] · [תאריך] · [שעת התחלה]–[שעת סיום] · [מקום / זום]
נוכחים: [שם, תפקיד]; [שם, תפקיד] · נעדרים: [שם] · יו"ר: [שם] · רושם/ת: [שם]
סדר היום: 1. [נושא] 2. [נושא] 3. שונות
1. [נושא]
דיון: [עיקרי הדברים]
החלטה 1.1: [ניסוח מחייב]. בעד [__], נגד [__], נמנעים [__].
משימה: [מה] — אחראי: [מי] — עד: [תאריך]
2. [נושא] …
הישיבה הבאה: [תאריך], נושאים: [__]
אושר על ידי: [שם, תפקיד, תאריך, חתימה]
מעתיקים ל-Word, או מבקשים מהעוזר בסטודיו: "סדר את הסיכום לפי תבנית פרוטוקול: נוכחים, סדר יום, דיון, החלטות עם הצבעות, משימות עם אחראי ותאריך". ראו תמלול לוורד.
איך זה עובד
- 1מעלים את ההקלטה. שמע או וידאו, עד 500MB, מהמחשב או מהטלפון. אפשר לצרף הנחיות לסיכום: מי המשתתפים, מה מטרת ההקלטה, על מה להתמקד.
- 2מקבלים תמליל לפי דוברים. כל קטע מסומן בדובר שלו ובזמן שלו. נותנים שמות לדוברים פעם אחת, מתקנים מה שצריך, ומחפשים בתוך הטקסט.
- 3מקבלים סיכום. עיקרי הדברים, ההחלטות והמשימות, בעברית, מתוך התמליל המלא. לא מרוצים מהדגש? כותבים הנחיה ומבקשים סיכום מחדש.
- 4מייצאים ומשתפים. Word, PDF, PowerPoint, Excel, טקסט, Markdown, כתוביות SRT או VTT (בתוכנית החינמית: PDF), או קישור שיתוף למי שלא היה בהקלטה.
פרוטוקול לפי סוג הגוף
| גוף | מה מיוחד | קישור |
|---|---|---|
| דירקטוריון של חברה | חובת פרוטוקול לפי חוק החברות; ניסוח מחייב, שמירה | תמלול ישיבות דירקטוריון |
| ועד מנהל ואסיפה כללית בעמותה | החלטות והצבעות שרשם העמותות עשוי לבקש | תמלול ישיבות דירקטוריון וועדות |
| ועד בית | החלטות על תשלומים ותיקונים; הפצה לדיירים | תמלול פגישות בעברית |
| ישיבת צוות בארגון | משימות עם אחראים; מעקב מישיבה לישיבה | תמלול פגישות בעברית |
| ישיבה פדגוגית או בין-מקצועית | תיעוד לפי תלמיד או מקרה; צנעת הפרט | ההנחיה "סכם לפי תלמיד" |
| ועדה ציבורית, מועצה | הקלטה גלויה, פרוטוקול לפרסום | תמלול הקלטות ארוכות |
מה נשאר בידי אדם, תמיד
- ניסוח ההחלטות בלשון מחייבת, וספירת ההצבעות מול ההקלטה.
- מי נכח בלי לדבר: המערכת מזהה דוברים; הרשימה המלאה מגיעה מכם.
- מה לא נכנס: דיון שהוסכם לא לרשום, פרטים אישיים שאינם נחוצים.
- האישור והחתימה.
הסכמה ויידוע
מה קורה עם ההקלטה
- לא לאימון. הקלטות של משתמשים רשומים אינן משמשות לאימון מודלים, ואיננו מוכרים מידע אישי.
- ההקלטה לא נשלחת לספקי מודלי השפה. רק הטקסט לסיכום, בניתוב שאינו שומר את התוכן.
- ההקלטות נשמרות בישראל, מוצפנות, ונמחקות כשמוחקים את הפגישה או את החשבון. פירוט במדיניות הפרטיות ובעמוד אבטחת המידע.
כמה זה עולה
התוכנית החינמית כוללת עד 7 הקלטות ו-120 דקות בחודש קלנדרי לארגון, עם תמלול לפי דוברים, סיכום, ייצוא PDF ושיתוף בקישור, בלי כרטיס אשראי. Pro עולה ₪99 לחודש (₪79 לחודש בתשלום שנתי) ופותח עד 70 שעות תמלול בחודש; Business, ₪299 למשתמש לחודש, פותח עד 200 שעות. ביטול בכל עת. פירוט במחירים ובתמלול בעברית בחינם.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין פרוטוקול לסיכום ישיבה?
סיכום הוא לנוחות המשתתפים: עיקרי הדברים והמשימות. פרוטוקול הוא מסמך רשמי עם מבנה קבוע (נוכחים, סדר יום, דיון, החלטות, הצבעות, משימות, חתימה) שמאושר ונשמר. IvreetMeet מפיק את שניהם מאותו תמליל; ההנחיה "פרוטוקול רשמי" קובעת את הצורה.
הפרוטוקול האוטומטי מספיק כפרוטוקול רשמי?
הוא טיוטה שלמה: כל ההחלטות והמשימות מהתמליל, בסדר הדיון. הניסוח המחייב של החלטות, ספירת ההצבעות, מי נכח בלי לדבר, והחתימה נשארים בידי המזכיר, שעובר על הטיוטה מול התמליל. זה חוסך את הכתיבה, לא את האישור.
יש תבנית לפרוטוקול ישיבה?
כן, למטה בעמוד: כותרת, פרטי הישיבה, נוכחים ונעדרים, סדר יום, דיון לפי נושא, החלטות, משימות עם אחראי ותאריך, הישיבה הבאה, אישור. אפשר להעתיק אותה ל-Word או לבקש מהעוזר בסטודיו לסדר את הטיוטה לפי המבנה הזה.
זה מתאים לישיבה פדגוגית או בין-מקצועית?
כן. בישיבות של צוותי חינוך, רווחה ובריאות, מה שחשוב הוא לתעד את ההחלטות והמשימות לכל תלמיד או מקרה, בהסכמת המשתתפים ובלי פרטים שאינם נחוצים. ההנחיה "סכם לפי תלמיד: מצב, החלטה, אחראי" מסדרת את הפרוטוקול כך.
האם צריך להתקין משהו או לצרף בוט לשיחה?
לא. IvreetMeet עובד על קובץ ההקלטה: מקליטים באיזה כלי שנוח לכם, או ישירות מהדפדפן, ומעלים. אין תוסף, אין התקנה, ואין בוט שנכנס לשיחה.
מה הדיוק של התמלול?
המודל שלנו אומן על עברית מדוברת ונבדק על הקלטות של פגישות אמיתיות; על מדד eval-d1 הציבורי של ivrit.ai הוא ברמת המערכת הציבורית הטובה ביותר (במדידה שלנו מ-17.9.2026). עדיין יש שגיאות, בעיקר בשמות ובמספרים, ולשימוש קריטי מאמתים מול ההקלטה. הסבר מלא בדיוק תמלול בעברית.
כמה זה עולה?
התוכנית החינמית כוללת עד 7 הקלטות ו-120 דקות בחודש קלנדרי לארגון, עם תמלול לפי דוברים, סיכום, ייצוא PDF ושיתוף בקישור, בלי כרטיס אשראי. Pro עולה ₪99 לחודש (₪79 לחודש בתשלום שנתי) ופותח עד 70 שעות תמלול בחודש; Business, ₪299 למשתמש לחודש, פותח עד 200 שעות. ביטול בכל עת.
מוכנים לנסות?
IvreetMeet מתמלל ומסכם פגישות בעברית. התוכנית החינמית כוללת עד 7 פגישות ו-120 דקות בחודש.
להתחלה בחינם