תיעוד פגישות בעידן העבודה ההיברידית
כשהצוות מפוזר בין הבית למשרד, תיעוד פגישות הוא כבר לא מותרות, הוא הכרח. מי שלא היה בחדר צריך לדעת מה הוחלט, ומי שהיה צריך לזכור מה הבטיח. הנה איך עושים את זה בלי להוסיף עוד פגישה.
בקצרה
- מקליטים כל פגישה, או שולחים את העוזר של IvreetMeet לזום, ל-Meet או ל-Teams; עם יומן Google מחובר, הוא מצטרף לבד.
- כל פגישה הופכת לתמליל לפי דוברים, סיכום, החלטות ומשימות, תוך דקות.
- כל הפגישות שלכם במקום אחד, עם חיפוש בכולן, ומי שלא היה מקבל את הסיכום בקישור או ב-PDF.
האתגר ההיברידי
כשחלק מהמשתתפים בחדר וחלק בזום, קל לפספס פרטים. מי שמחובר מרחוק שומע פחות, ומי שלא היה בפגישה בכלל מתקשה להשלים את מה שפספס. תיעוד טוב שם את כולם באותו עמוד.
נגישות למידע
כל פגישה שמורה עם התמליל והסיכום שלה, וזמינה לכם מכל מקום, במחשב ובטלפון.
שקיפות
כולם מתעדכנים, גם מי שלא יכול היה להשתתף: הסיכום מגיע בקישור או ב-PDF.
הפתרון: ארכיון פגישות שאפשר לחפש בו
כל הפגישות במקום אחד
ב-IvreetMeet כל פגישה הופכת לטקסט שאפשר לחפש בו. רוצים לדעת מתי דיברו על "תקציב שיווק"? החיפוש מוצא את הפגישה, והתמליל מסודר לפי דוברים וזמנים.
תשובות במקום הקלטות
לא צריך להקשיב לשעה של הקלטה: קוראים את הסיכום, עוברים על המשימות, וצוללים לפרטים רק איפה שצריך. בתוכניות בתשלום, הצ'אט עם הפגישות עונה על שאלות על כל הפגישות, עם המקור לכל תשובה.
חמישה טיפים ליישום
- הקליטו כברירת מחדל: כל פגישת צוות, כל ישיבה שבועית. העוזר של IvreetMeet מצטרף לפגישות הזום, ה-Meet וה-Teams שלכם, וגם לבד, מהיומן (כך זה עובד).
- תנו לתמלול לקרות לבד: אף אחד לא צריך לרשום פרוטוקול. כולם משתתפים.
- שלחו את הסיכום מיד: PDF בוואטסאפ או קישור לצפייה, דקות אחרי שהפגישה נגמרה.
- חברו את המשימות לכלים: Jira, monday.com או Slack, כדי שאף משימה לא תיפול בין הכיסאות (כך זה עובד).
- חפשו לפני שאתם שואלים: התשובה למה הוחלט בפגישה הקודמת כבר בארכיון.
שאלות נפוצות
איך מתעדים פגישה בזום כשאני לא המארח?
בתוכנית Pro מדביקים ב-IvreetMeet את הקישור לפגישה, והעוזר מבקש להצטרף ומקליט. אפשר גם לקבל מהמארח את קובץ ההקלטה ולהעלות אותו.
איך כל הצוות מקבל את הפגישה?
משתפים אותה: קישור לצפייה שנפתח בכל טלפון ומחשב, בלי חשבון, או הסיכום כקובץ PDF בוואטסאפ ובמייל. את המשימות שולחים לכלי של הצוות: Jira, monday.com, Slack או Fireberry.
כמה זה עולה?
מתחילים בחינם: עד 7 פגישות ו-120 דקות בחודש. Pro עולה ₪99 לחודש וכולל עד 70 שעות תמלול בחודש; Business עולה ₪299 למשתמש לחודש וכולל עד 200 שעות.